新冠肺炎疫情下紧抓疫情防控与保障生产效率的平衡器——电子印章的使用

作者:盛守文 穆兆瑞

观点

随着社会经济的发展,合同在日常生产生活中发挥着日益举足轻重的作用,而合同的签署作为合同成立、生效的关键环节也显得愈发重要。长久以来,人们签署合同的方式主要是在合同的纸质文本上签字、盖章,此种方式在产生之初的社会环境下能够在保证效率的同时较为有效地保障交易安全,但随着社会商业活动以及科学技术的蓬勃发展,在纸质文本上签章已经逐渐无法满足交易主体对于交易效率的要求,此外,部分交易主体通过伪造公章、仿冒签名等方式破坏交易安全,也对此种签约方式的安全性提出了挑战。

随着科学技术的发展,尤其是互联网技术的普及,在线上完成合同的制作、审阅、签署等工作的方式已经随着信息化办公的浪潮逐渐被大众所熟知和接受,最典型的技术(如电子印章)也开始广泛地应用到生产生活的各个领域中。

为了防控本次新冠病毒引发的肺炎疫情,国务院采取了延长春节假期的方式,各地方政府亦采取了延迟复工、居家隔离等防控措施。在此形势下,各企业均响应国家和地方政策,安排员工居家办公。受到以上防控措施的影响,包括签署纸质文件在内的诸多传统办公方式存在操作上的困难,且存在引发病毒传播的风险。此时,电子印章作为高效且安全的签署方式受到了诸多市场主体的关注。本文将从电子印章的法律法规依据、实际操作以及风险防范等角度对电子印章进行简要的分析。

一、电子印章相关法律法规依据

电子印章并非新生事物,早在2004年,我国就正式颁布了《中华人民共和国电子签名法》(以下简称“《电子签名法》”)。根据该法第二条,电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。电子印章是电子签名的一种表现形式,利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果,同时利用电子签名技术保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性。所以,电子印章的本质是一种特殊的电子签名。

根据《中华人民共和国合同法》(以下简称“《合同法》”)第十条,当事人订立合同,有书面形式、口头形式和其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的,应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的,应当采用书面形式。《合同法》第十一条规定,书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

综合上述《电子签名法》及《合同法》的相关规定,交易主体可以采用电子印章的方式签署交易合同。

此外,国家亦多次发布相关政策文件,推动电子印章在政务服务及相关领域的广泛运用:

2016年5月20日,国家发改委联合六部门印发《关于推动电子商务发展有关工作的通知》,要求整合印章相关业务主管部门及企事业单位信息资源,在现有公章大数据平台基础上建设电子商务电子印章公共服务平台,探索为各类电子商务市场主体提供电子印章查询、比对、验证、追溯等服务;

2017年12月4日,国务院印发《国务院关于开展第四次全国经济普查的通知》,要求全面推广应用电子签名,采取网上填报与手持电子终端等设备现场采集数据相结合的方式开展普查;

2018年7月25日,国务院印发《国务院关于加快推进全国一体化在线政务服务平台建设的指导意见》,要求制定政务服务领域电子印章管理办法,规范电子印章全流程管理,明确加盖电子印章的电子材料合法有效;

2019年4月26日,国务院印发《国务院关于在线政务服务的若干规定》,规定国家建立权威、规范、可信的统一电子印章系统。国务院有关部门、地方人民政府及其有关部门使用国家统一电子印章系统制发的电子印章。电子印章与实物印章具有同等法律效力,加盖电子印章的电子材料合法有效;

同年8月1日,国务院印发《全国深化“放管服”改革优化营商环境电视电话会议重点任务分工方案》,要求加快电子营业执照、电子印章推广应用,简并现场登记环节。

二、电子印章的效力

(一)使用范围

根据《电子签名法》第三条第一款,民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。从该条表述可以看出,《电子签名法》更着重于调整民事活动中的电子签名行为,对于政府行政领域使用电子签名的行为并未明确规制。

而在行政领域,行政主体往往需要审批众多的申报文件,而市场主体亦需要提交大量的申报文件以获得相关许可,实施市场行为,行政领域对文件审批效率和安全性的需求十分强烈。为此,国家和各地方政府已经推行“一站式”政务服务,努力构建线上审批的相关机制,电子印章作为该等机制的关键环节亦在各地实践中有着广泛的应用,部分地方政府就电子印章的管理等问题也发布了相应的规范性文件进行调整,例如:

北京市公安局制定并经北京市政府同意的《关于电子印章管理工作意见》第三条第(三)款提出,为全面提升政务服务规范化、便利化水平,本市各类政务办公、公共管理和社会公共服务活动可使用电子印章,对公文、证照、协议、凭据、流转单等各类电子文档进行签章;鼓励自然人、法人和其他组织在经济和社会活动领域中使用电子印章。

《上海市电子印章管理暂行办法》第十六条规定,本市各类政务办公、公共管理和社会公共服务活动可使用电子印章,对公文、证照、协议、凭据、流转单等各类电子文档进行签章。鼓励自然人、法人和非法人组织在经济和社会活动领域中使用电子印章。本市各级行政机关、履行公共管理和服务职能的事业单位不得拒绝电子印章的使用,法律法规规定不适用的情形除外。

综上所述,电子印章的适用范围既包括民事活动领域,亦包括行政活动领域。

需要注意的是,根据《电子签名法》第三条第三款,电子印章不适用下列文书:(一)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;(二)涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的;(三)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

(二)生效要件

根据《电子签名法》第十三条,电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:

1、  电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有

电子签名的数据应为电子签名人这一主体所申请制作的(提交的相关资料需能证明申请人为电子签名人),由电子签名人所专用的,以保障电子签名与电子签名人的对应关系,确保该电子签名能代表电子签名人的真实意志,否则可能造成申请制作电子签名属于冒用的情形。

2、  签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制

当电子签名人签署电子签名时,意味着其对签署内容的知悉和认可,该电子签名制作数据应仅由电子签名人控制,否则所使用的电子签名不能被认为是电子签名人的行为,而属于盗用电子签名的行为。此处的“控制”指电子签名人应确保其使用电子签名的内部控制程序足够严格。

3、  签署后对电子签名的任何改动能够被发现

区别于传统的签署方式,电子签名数据本身可通过技术手段进行无痕的修改,故要求电子签名应确保其在签署后的可验证性,任何改动均应为能够被发现的,如对电子签名进行改动,将出现第三方对电子签名无法认证的情况,如此方可视为可靠的电子签名。

4、  签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现

被电子签名加盖的文件并非如同传统签章一样仅仅加盖印鉴,而是同时已经通过电子签名提取文件的相应信息,故而如果对数据电文内容进行修改,则对电子签名进行验证时可以发现数据电文内容已经发生变动。

三、电子印章的使用

(一)申请

目前国家层面暂无关于电子印章申请的管理规定,而部分地方已经出台相应的管理办法进行规制,但是鉴于各地方实际情况,在细节之处略有区别。我们以北京和上海的地方性文件为例简要将电子印章的申请流程梳理如下:

1.凭有效身份证明核验身份并向电子印章服务机构申请电子印章

根据北京市《关于电子印章管理工作意见》第三条第(一)款,单位或者机构可申请制作法定名称的电子印章一枚,同一业务专用电子印章可制作多枚,并用阿拉伯数字予以区别。已有单位或机构申请制作电子印章,应当向印章制作单位提供以下材料:1.依法批准设立或者登记的证件、文书;2.有上级或者主管部门的,应当出具上级或者主管部门的介绍信;无上级或者主管部门的,提供法定代表人、经营者或者主要负责人的委托授权书;3.提供经办人有效身份证件原件、复印件及联系方式;申请制作具有法律效力的个人名章的,应当提供本人有效身份证件、单位介绍信、委托授权书;4.需要制作包含外文或者少数民族文字电子印章的,应当提供经本单位或者机构确认的翻译文本。

根据《上海市电子印章管理暂行办法》第七条,申请电子公章、电子职务章的,应当按照实体印章相关管理规定刻制实物印章后,申请制发。申请电子公章的,应提供单位或机构以及经办人的合法身份证明材料;申请电子职务章的,应提供持有人、所在单位或机构以及经办人的合法身份证明材料。申请电子私章的,应提供持有人的合法身份证明材料。已经持有本市依法设立的电子认证服务机构发放的数字证书的,可直接申请电子印章。否则,按照相关流程向本市依法设立的电子认证服务机构申请数字证书后,再申请电子印章。

2.制作和领取电子印章

根据北京市《关于电子印章管理工作意见》第三条第(二)款,印章制作单位在采集用章单位或者机构的基本信息,法定代表人、经营者、经办人的有效身份证件信息和联系方式,经办人的现场影像信息,电子印章制作信息后制作电子印章;电子印章制作完成后的24小时以内,应当将规定的信息向公安机关备案;电子印章应当存储于符合国家密码管理要求的专用设备中,严格保管;电子印章档案材料至少保存五年,以备查验;发放电子印章时应当向单位或者机构出具《电子印章制作证书》。

(二)使用

以上海为例,首先登陆地方电子印章管理平台,上传拟盖章的文件,点击盖章选项,将电子印章拖拽至相应位置,使用专用存储设备验证身份后盖章即可。

鉴于电子印章的效力与实体印章一致,因此,电子印章的的使用审批流程应与实物印章的使用审批流程一致,经批准同意后方可进行签章,严禁不按照审批权限使用电子印章。

(三)验证

对于电子印章真实性的验证主要通过本地验证和在线验证两种方式:

本地验证:可以使用AdobeReader软件打开需要验真的文档,鼠标点击印章图片,选择“签名属性”,或者直接在AdobeReader查看“签名”选项,就可以查看验证的结果。

在线验证:部分地区提供电子印章的在线验证服务,需要在相关验证平台的在线验证选项中,上传需要验证的文件即可进行验证。

四、电子印章使用过程中的风险防范

(一)拟使用电子印章签署的文件是否属于电子印章的适用领域

如前文所述,根据《电子签名法》第三条第三款,电子印章在涉及婚姻、收养、继承等人身关系的,涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务以及法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形均不适用,即当事人使用电子印章签署涉及上述领域内容的文件时,文件不产生相应的法律效力。

此外,根据《电子签名法》第三条第一款,当事人可以在民事领域自由约定使用或者不使用电子印章。例如:当事人作出不使用电子印章的特别约定时,即使所签署文件内容不涉及《电子签名法》第三条第三款之领域,但因特别约定的存在,以电子印章签署的文件依然不产生相应的法律效力。

因此,在实践操作中,如果当事人拟使用电子印章,建议首先明确拟签署的文件内容是否属于电子印章的适用领域;在文件内容属于可适用电子印章范畴的前提下,建议当事各方在拟签署文件中明确约定可以使用电子印章。

(二)电子印章被冒用

1.电子印章在申请阶段被冒名申请领取

申请阶段被冒领是指:行为人通过非法手段获取申请电子印章所需的资料后申请另一主体的电子印章。如果行为人此后以名义申请主体的身份使用电子印章从事相应行为,将给名义申请主体带来极大风险。

对此,建议公司妥善保管申请及领取电子印章所需的全部资料,任何资料的外传均须做到事前审批和事后备案,以降低相关资料被窃取进而被冒用身份领取电子印章的风险。

2.电子印章被冒用

电子印章被冒用是指:行为人通过非法手段获取了电子印章的存储介质,完成身份认证后利用电子印章从事相应行为,此种情形同样会给被冒用身份的主体造成极大风险。

对此,建议公司在申请领取电子印章后应当妥善保管存储介质,并严格按照公司的公章管理制度进行使用管理。一旦发生遗失、被盗等情形,应当立即按照有关规定进行挂失、注销等操作;同时,如发现电子印章已经被盗用的,应当立即联系交易对方告知实情,并保存相应的证据。

(三)电子印章的效力认定

如前文所述,《电子签名法》第十三条已经对电子印章的生效要件进行了列举式的说明。同时,该法第十六条亦规定:电子签名需要第三方认证的,由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。综合上述法律规定可知,第三方认证并非电子印章生效的必备要件,但在司法实践中,经过具备相应资质的第三方认证机构的认证对于认定电子印章的效力往往具有一定的积极意义。

在“袁斌与合肥梦川玖贸易有限公司等小额借款合同纠纷”一案二审((2018)京03民终4843号)中,二审法院在论证“《最高额保证合同》中的电子签名能否证明系原审被告袁斌的真实意思表示”的问题时认为,“电子签名已通过认证”是电子签名具备法律效力的必要生效条件之一。原审原告所提交的北京天威诚信电子商务服务有限公司(电子签名服务商,以下简称“天威公司”)出具的《说明函》、《商用密码产品销售许可证》、《电子认证服务使用密码许可证》、《电子认证服务许可证》及《营业执照》仅能证明北京天威诚信电子商务服务有限公司具备形成电子签名的资质,且其为案涉《最高额保证合同》当事方提供了使用数字证书形成电子签名的服务,但并不能证明该电子签名是否经过合法认证,即上述证据材料对于案涉《最高额保证合同》中袁斌的电子签名是否经过认证的情况缺乏针对性证明。

在“上海京汇小额贷款有限公司与黄少锋等借款合同纠纷”((2018)京0115民初5071号)中,法院认为,原告京汇公司提交了天威公司出具的《说明函》,确认天威公司为京汇公司提供数字证书及电子签名认证服务,保证人在线上签订保证合同时,电子签名是经过天威公司认证的,是合法、有效的。同时京汇公司提交了天威公司的《电子认证服务许可证》《商用密码产品销售许可证》等相关资质证明文件,证明其采用的电子签名是经依法设立的电子认证服务提供者认证。京汇公司提交的书面材料显示,个人实名认证需要提供本人身份证照片、本人银行卡、银行预留手机号,并输入系统向该手机号发送的验证码。故,京汇公司已经能够证明相关电子签名符合法定要求,具有法定的证明力。

在“深圳市前海多赢金融服务有限公司、李依娥民间借贷纠纷”((2019)冀05民辖终301号)一案中,法院认为,从在案证据形式上看,在深圳市前海多赢金融服务有限公司平台上进行注册交易,须进行实名认证,该交易流程设计在程序和技术上,亦可保证交易的公正性、客观性。根据《中华人民共和国电子签名法》第十四条“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”的规定,电子签名也应属于合同条款中约定的签章、签字的范畴。同时,结合本案网上交易模式的特点以及北京天威诚信电子商务服务有限公司出具的《天威诚信数字认证中心数字签名验证意见书》,案涉《借款居间担保合同》系当事人真实意思表示,且并未违反法律法规的禁止性规定,应认定为合法有效。

五、结语

根据我国现行法律法规、国家及地方性政策,可靠的电子印章与传统的实物印章在法律允许的范围内具有相同的法律效力。电子印章作为一种新型的办公方式,在此次新冠肺炎疫情情势下,可以有效地同时兼顾紧抓疫情防控和推动复工复产,在有效降低人员感染风险的同时提升办公效率,为众多企业推动安全复产复工提供了良好的技术支撑。但是,由于电子印章本身的技术特征,导致在申请和使用过程中存在一定的风险,也进一步地要求企业严格依法依规申请和使用电子印章,在保障交易安全的前提下享受电子印章带来的效率提升。在本次疫情结束后,企业亦可以总结电子印章申请使用过程中的相关经验,继续在日常经营活动中使用电子印章,优化治理结构,提升办公效率。


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