高科技公司商业秘密管理中的突出问题与对策

作者:刘兆君 杨斌

观点

当今世界是知识经济的时代,公司的核心竞争力不再只是成本与速度的整合效益与成果,而是这些效益与成果下所隐藏的知识产权,这其中就包括商业秘密。对于高科技公司来讲,其以高新技术为主要投入,以技术生产、创造和利用为主要形式,具有知识密集和技术密集的特性,所涉及的商业秘密较一般公司要多,商业秘密的价值和地位也更为突出,商业秘密甚至是许多高科技公司取得巨大经济利益和竞争优势的制胜法宝。高科技公司对商业秘密及其保护通常都会有一定的认知,但具体到如何确定保密范围、保密方式以及合适的保密成本等一系列商业秘密管理的操作问题,则通常会感到困惑。


本文通过梳理目前许多高科技公司在商业秘密管理上存在的突出问题,结合笔者在实务中所接触和了解的相关案件,以诉讼律师的角度从组织管理、物的管理、人员管理这三个维度为高科技公司商业秘密管理提供一系列相对全面和具体的对策。


一、高科技公司商业秘密管理中的突出问题


(一)忽视对经营性商业秘密的界定和保护


对于高科技公司来讲,技术性的商业秘密相对较易分辨和界定,并且较难被模仿,容易受到重点关注,而经营性商业秘密,如销售与营销信息、内部财务信息等则较难分辨和界定,容易受到忽视。但高科技公司不能因此就不对其进行界定和保护。实务中,有许多高科技公司并不了解经营性商业秘密的价值所在以及对其保护的重要性,而直到离职员工使用经营性商业秘密损害公司利益时才意识到问题的严重性。


(二)忽视商业秘密管理的制度化操作


许多高科技公司虽然已经制定了相关的商业秘密管理制度,但多是盲目照搬照抄模板,并没有很好地结合公司的实际情况,以至于相关事务无法形成制度化的操作。另外,还有许多高科技公司将立意甚好的商业秘密管理制度束之高阁,并未常态化、系统化地去实施和贯彻相关制度。如果没有制度化的操作,仅有文本也是形同虚设,就谈不上商业秘密管理,那么商业秘密的创造、运用以及保护等就更无基础。


(三)忽视商业秘密管理的动态过程及记录


很多高科技公司在商业秘密侵权诉讼中无法提交足够的支撑材料以形成相对完整的证据链,以至于维权最终得不到法律支持。商业秘密诉讼具有强烈的个案特点,而法律对公司的商业秘密管理过程是不直接介入的,这就需要高科技公司从诉讼应对的角度将商业秘密的存在形式、管理方式、持续不断的过程管理等进行记录,以便在需要的时候能够充分举证,这样才能使自己在相关商业秘密纠纷中处于主动地位。


(四)忽视商业秘密管理中人的因素


商业秘密管理中对物的管理较易有效实施,但商业秘密管理的对象并不是机密信息而是人,商业秘密管理的执行关键也在人。许多高科技公司在对人的管理上,辐射面主要是公司研发人员,管理方式也局限在签订保密协议、竞业限制协议方面,并没有针对公司不同种类的员工(如新进员工与离职人员、研发人员与销售人员等)及合作商人员进行分类管理,以至于产生了商业秘密管理上的灰色地带,严重影响商业秘密管理的效果。


二、高科技公司商业秘密管理整体性策略


商业秘密的认定有三个法定条件,即不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益并具有实用性以及权利人采取保密措施,其中对于权利人采取保密措施这一要件,并没有任何明确的法律规范,实践中法院都是在个案中根据所涉信息载体的特性、权利人保密的意愿、保密措施的可识别程度、他人通过正当方式获得的难易程度等因素来综合认定权利人是否采取了保密措施。不少专家学者都提出了一些具体可操作的方法来说明何谓合理的保密措施,但如果脱离企业全面管理的层面讨论保密措施本身,则难免会缺乏整体性的思维及构建。本文在一些专家学者研究的基础上,结合笔者在实务中所接触和了解的相关案件,以诉讼律师的视角从组织管理、物的管理、人员管理这三个维度为高科技公司商业秘密管理提供一套相对全面和具体的操作方案。


(一)组织管理


对高科技公司来讲,任何一项政策措施的导入与执行,都伴随着经营管理上的成本,商业秘密管理越是滴水不漏,则成本也越高,同时过强或过弱的商业秘密管理都会影响公司运作效率。因此,高科技公司需要通过顶层设计从组织管理的角度来制定完善而有效的商业秘密管理体系,其主要内容有:


1.广泛搜集内部信息以拟定商业秘密管理策略


高科技公司要从组织管理的角度,广泛搜集内部有用的技术信息及经营信息,并逐项对其特征进行分析,结合公司现有规模、行业类别、业务范围、信息属性、信息与外界接触状况以及成本负荷等事项,选择适当保护方式和运用规划。需要注意的是,不管是作为商业秘密来管理,还是以申请专利、著作权加以管理,均有其应符合的要件,也有其管理上的优缺点。


2.确立商业秘密管理策略的具体范围


高科技公司确立商业秘密管理策略的具体范围,主要做法包括:(1)制定商业秘密管理方针;(2)进行文件档案的盘点与分类;(3)建立商业秘密接触模式,例如建构一套可以就员工、顾问、合作商等不同类别的人接触敏感信息的作业模式,以减低商业秘密泄露的风险;(4)落实商业秘密管理制度,例如定期通过培训向员工灌输保密工作的重要性,包括在员工手册中述明严谨的商业秘密保护政策,必须让全体员工彻底了解相关规定内容,并依照权责分工实施;(5)检查商业秘密管理状况;(6)修正商业秘密管理制度,以确保管理效益符合预期。


3.设立保护程序以落实管理策略


高科技公司在确认保护目标及所采取的商业秘密管理策略后,通常采取以下保护程序,以便落实管理策略:(1)确定保护目标的优先次序;(2)确定相关的权利归属以及科学的保密协议;(3)建立权责清单;(4)签署保密协议;(5)建立安全管制机制;(6)实地查验安全保密措施;(7)制定泄密事件的应对方案;(8)定期检查保密方式和运用方式。


(二)物的管理


1.物的管理具体作法


(1)文件分级:A.就保护目标区分等级,涉密文件可以根据重要性及机密程度区分为秘密、机密、绝密等级,并加上警示标示。B.密级越高则密码强度应越高,并且应该定期、高频的更换密码。C.涉密文件与其他一般性文件分别存放及保管,应使用封套密封并锁入柜内。


(2)设备使用管理:A.隔离保护。对于机密、绝密等级的商业秘密应采取高规格管制,防止无权限的人接触,针对保存该等档案卷宗的处所或区域,加强安全警戒管理机制。B.一般门禁管制。C.文件标示保密等级。对于纸本文件或电子档案,应标明保密等级,或注记“应保密”的字样。该等注记或标示文字应比较显著,即使是电子档案,也应标示保密文字,甚至在电脑屏幕上也应显示这些警示。D.预防窃取。为防止外人的刺探或窃密,高科技公司尤应加强内部的管制措施,包括涉密文件密封,放在可以上锁的文件柜,员工以ID 证件登入和识别,注意门禁与外宾参访的管制,外来人士公务访问应将其引导至贵宾接待室或会议室等待,避免其进入公司办公核心区域。E.限制和管控对该类信息的储存、下载、复制、回收及销毁。F.登入涉密电脑或网络服务器时,要求使用IC卡认证、指纹辨识、面部识别认证等认证系统,在该系统上加入PIN码输入功能,并设置权限。


2.商业秘密运用管理


(1)商业秘密运用的行为管理:A.秘密信息的知悉范围必须遵循必要原则和最小化原则,降低无谓接触的机会。B.必须对商业秘密电子方式传输设定管制程序,商业秘密信息储存、导入、传输要实现可追溯性。C.文件或档案的复制及散布,同样应遵循必要原则和最小化原则并实施登记制度。D.在商业秘密的销毁部分,对于书面数据应集中销毁,并采取碎纸机方式,对于电子储存介质采取不可恢复的彻底粉碎措施或化学措施。

(2)商业秘密运用的稽核管理方式:A.稽查离职前监控记录。离职人员是泄露商业秘密的高风险群,通过稽核制度可以主动弥补保密协议、竞业限制协议的不足。B.稽查试用期满监控记录。新进员工的试用期间是高风险期,应于试用期满查核监控记录,从而避免有心的刺探。C.稽查现职员工的一些倾向性行为,如特定关键词使用、异常信息使用等,对其加以追踪和分析,以有效管理在职员工是否越权接触不该接触的信息。D.稽核制度亦应符合必要性,避免员工抵触,以达成吓阻不法侵害商业秘密的主要目的。


(三)人员管理


商业秘密管理的关键在于人员管理。高科技公司对新进员工、现有员工甚至离职员工、合作人员以及其他可能接触商业秘密的所有人,要通过员工手册、保密协议、竞业限制协议、招标文件或其他适当的文件,让其知晓保密义务。另外,还需要辅以相应的措施来规范人员的涉密行为,使相关人员养成一种保密的行为习惯。


1.新进员工的管理

(1)如果应聘人员是来自于同行业竞争公司,则需要仔细判断并小心聘用该类人员,提防竞争对手的有心刺探。

(2)应聘人员在面试时应告知商业秘密保密义务,避免在面试时讨论机密信息,并且应限制设施参观。

(3)如果公司已与应聘人员前雇主签订了互不挖角协议,或是公司当前员工与其前雇主签订了禁止招揽方面的协议,则公司在招聘时应充分尊重并执行该类协议。

(4)劝告新进员工不要携带和使用任何属于其他公司的信息,如通讯录、组织结构表等可能被其他公司视为商业秘密的信息。

(5)如果应聘者与前雇主签订了竞业禁止协议,而且时间、地点是有可能被列入执行的范围,则应当要求应聘者提供协议副本予以确认。

(6)要求应聘者签署书面承诺,确认其不会携带任何前雇主机密、专属信息或商业秘密到本公司,而且也不会在招聘过程中或者被录用后泄露此类信息。

(7)在面试技术人员时要注意回避应聘人员前雇主正在进行的任何业务项目和细节。

(8)必要时审阅新进员工与前雇主的离职文件或相关附件。


2.在职员工的管理


(1)教育培训


公司必须定期举办教育培训,向员工宣传普及相关的法律法规,尤其是相关罚则,定期强化员工对商业秘密管理的认识和商业秘密保护意识。教育培训应注意:A.教育培训对象不限于商业秘密的管理者或被授权人,所有员工,尤其是研发人员和销售人员,均应对商业秘密的价值及重要性有所认知。B.教育培训应常态性地实施。C.教育培训应以工作守则为本,提醒员工和合作商注意商业秘密以及他们有保密义务。保密制度和商业秘密政策都应成为工作守则的一部分。D.应与员工签署保密和技术转让协议。


(2)协议管理(保密协议、竞业限制协议)


A.保密协议


签订对象不仅限于在职员工,也包括离职员工或可能接触商业秘密的第三人。目的是在商业过程中,秘密信息的披露是在被授权或者符合保密协议规范的目的和允许专用的许可下,并且不得影响信息的保密性以及对方的保密义务。所签订的保密协议条款内容应具有合理性及必要性,还可以考虑与合作商签署保密和技术转让协议,以确保在协议结束后继续保障自身权益。


B.竞业限制协议


必要时,高科技公司需与相关员工签订竞业限制协议,限制员工于离职后一定期间或区域范围内任职于同性质或同领域的公司,但必须注意该协议条款的合理性、必要性及可操作性,以免侵害员工的劳动权利或是协议无法履行。另外,公司应该根据实际情况去履行竞业限制协议,避免影响竞业限制协议效力。


3.离职员工的管理


(1)公司应与离职员工举行离职面谈,内容包括:A.对于离职员工,公司应要求确实完成工作交接与财产点收,并再次提醒其保密义务,尤其是对已签署保密协议或竞业限制协议的关键人员,宣示商业秘密法律法规对于保密的要求以及法律后果(尤其要强调侵犯商业秘密罪的刑事责任)。B.要求离职员工主动删除商业秘密信息,告知其不作为所可能承担的法律责任。机密信息删除程序需明确规范,包括私人电子邮件、云盘、私人储存设备等中的相关机密信息均需一并删除。公司应监督确保离职人员或合作商确实销毁其保存的相关资料,并要求其签署保证书。C.督促离职员工妥善办理离职交接手续,如数收回属于公司的资产,包括含有商业秘密信息的文件与电子档案,需要时可要求其对相关事项予以说明。


(2)缩短离职过程的时间


缩短离职过程的时间,可以减少敏感岗位的员工删除或传递机密信息的机会。当企业一旦了解到核心员工可能离职,应该主动监测其文件往来和进出动向。高科技公司可以通过监测邮件往来和关注其进出公司动向,来防止商业秘密的泄漏。


三、结语


商业秘密管理是高科技公司知识产权管理的重要部分,没有科学的商业秘密管理,就谈不上商业秘密的使用和保护。高科技公司应该认真对待商业秘密管理,借助专业知识产权律师的帮助,投入合理的管理成本,从组织管理、物的管理、人员管理这三个维度着手构建一套完整有效的商业秘密管理体系,方可减少商业秘密泄露的风险,并在商业秘密诉讼中占据主动地位,使商业秘密真正成为高科技公司的“兴业之基,强企之器”。

——原文刊载于《中国律师》2017年第7期

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